§ 1. Postanowienia wstępne

1. Niniejsze Ogólne Warunku Umów Eventowych określają prawa i obowiązki Zamawiającego oraz Real Estate Solutions sp. z o.o. spółka komandytowa („Operator”), na podstawie których organizowane są Eventy w Przestrzeni Eventowej, stanowiącej część przestrzeni co-creatingowej The Brain Embassy ( „BE”).

2. Definicje użyte w OWU:

a) „Zamawiający” – oznacza podmiot składający Zamówienie na organizację Eventu w danej Przestrzeni Eventowej;

b) „Uczestnik” – oznacza osobę uczestniczącą w Evencie na podstawie zaproszenia lub upoważnienia ze strony Zamawiającego;

c) „Ogólne Warunki Umów” lub „OWU” – oznacza niniejsze Ogólne Warunki Umów Eventowych w The Brain Embassy wraz z późniejszymi zmianami i aneksami;

d) „Regulamin” – oznacza zespół zasad porządkowych obowiązujących w kompleksie, gdzie Brain Embassy się znajduje (lub będzie się znajdować) oraz Regulamin BE;

e) „Przestrzeń Eventowa” – oznaczona przestrzeń na terenie BE przeznaczona do organizacji Eventów, w skład w której wchodzą m.in. sale spotkań, foyer oraz wyposażenie;

f) „Przedstawiciel Operatora” – oznacza osobę uprawnioną do reprezentacji Operatora zgodnie z zasadami reprezentacji spółki lub na podstawie pełnomocnictwa;

g) „Event” – oznacza wydarzenie organizowane w Przestrzeni Eventowej przez Zamawiającego;

h) „Umowa Eventowa” – oznacza umowę wynajmu Przestrzeni Eventowej w celu zorganizowania Eventu wraz z Usługami Dodatkowymi;

i) „Usługi Dodatkowe” – oznaczają usługi świadczone przez Operatora na rzecz Zamawiającego oraz Uczestników związane z Eventem, każdorazowo określone w Zamówieniu;

j) „Strona” – Operator lub Zamawiający, w zależności od kontekstu;

k) „Informacje Poufne” –wszelkie informacje dotyczące przedsiębiorstwa Operatora (w tym stosowanych cen, marży, procedur, wyposażenia etc.), a także w zakresie wszelkich informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych oraz organizacyjnych Operatora lub jej reprezentantów albo doradców oraz takich informacji, w których posiadanie Zamawiający wszedł w związku z negocjowaniem Umowy Eventowej, jej realizacją, wzajemną współpracą, w trakcie działań marketingowych, handlowych, szkoleniowych lub innych, niezależnie od rodzaju nośnika na którym zostały przekazane lub braku nośnika;

l) „Zamówienie” – składane przez Zamawiającego oraz akceptowane przez Operatora zgodnie z OWU zamówienie na organizację Eventu.

3. Niniejszy OWU wraz z Zamówieniem oraz Regulaminem stanowią integralną część Umowy Eventowej, w oparciu o którą Zamawiający uprawniony jest do zorganizowania Eventu w Przestrzeni Eventowej. Wszelkie odstępstwa od OWU wymagają uwzględnienia w Zamówieniu. W przypadku sprzeczności między postanowieniami OWU a Zamówienia, pierwszeństwo mają postanowienia Zamówienia.

4. Treść OWU oraz Regulaminu udostępniana jest na stronie internetowej BE

§ 2. Proces składania zamówień

1.  Proces złożenia Zamówienia rozpoczyna się od przedstawienia przez Zamawiającego wymagań odnośnie do planowanego Eventu. W odpowiedzi na te wymagania, Operator przedstawi Zamawiającemu wstępną propozycję Zamówienia.

2. Zamówienie będzie składane na udostępnionym przez Operatora formularzu i powinno obejmować w szczególności:

a) termin (przekazania oraz zwrotu Przestrzeni Eventowej), miejsce oraz program Eventu;

b) wyposażenie Przestrzeni Eventowej dostępne dla Zamawiającego;

c) dane osób kontaktowych po stronie Zamawiającego;

d) maksymalną liczbę Uczestników;

e) niezbędne czynności do wykonania w celu dostosowania Przestrzeni Eventowej do potrzeb Zamawiającego;

f) opis, zakres oraz harmonogram wykonania Usług Dodatkowych;

g) wysokość i warunki zapłaty wynagrodzenia.

3. Po zaakceptowaniu warunków organizacji Eventu, Zamawiający zobowiązany jest do przesłania Operatorowi skanu oraz oryginału Zamówienia podpisanego zgodnie z reprezentacją Zamawiającego. Przez datę przyjęcia Zamówienia przez Operatora do realizacji rozumie się datę wysłania potwierdzenia przyjęcia Zamówienia przez Przedstawiciela Operatora. W tym samym momencie dochodzi do zawarcia Umowy Eventowej. Nieotrzymanie przez Operatora podpisanego Zamówienia w terminie 3 dni od złożenia Zamawiającemu wstępnej propozycji Zamówienia oznacza wygaśniecie oferty na warunkach w niej wskazanych.

4. Zamówienie nie jest wiążące do momentu mailowego potwierdzenia przez Przedstawiciela Operatora.

5. Po potwierdzeniu Zamówienia możliwa jest modyfikacja zakresu nieistotnych elementów Umowy Eventowej (innych niż termin oraz miejsce) w drodze odrębnych ustaleń Stron, przy czym Operator uprawniony jest do odrzucenia propozycji Zamawiającego bez podania przyczyny. Zmiana Umowy Eventowej wymaga formy dokumentowej i przesłania przez Zamawiającego nowego Zamówienia obejmującego ustalone zmiany, potwierdzonego następnie przez Przedstawiciela Operatora.

6. Zamówienie dodatkowych Usług Wspierających po skutecznym złożeniu Zamówienia odbywa się poprzez złożenie nowego Zamówienia w sposób wskazany powyżej.

§ 3. Zasady korzystania z Przestrzeni Eventowej

1.  Podczas Eventu, Zamawiający, jego przedstawiciele oraz Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do Regulaminu, poleceń obsługi BE, zasad BHP oraz oznaczeń i instrukcji umieszczonych w Przestrzeni Eventowej oraz BE. Za poinformowanie Uczestników o zasadach zachowania w Przestrzeni Eventowej oraz BE odpowiedzialny jest Zamawiający.

2. Zamawiający ma prawo do zapraszania Uczestników na Event. Zamawiający jest odpowiedzialny za weryfikację, czy osoba wchodząca i przebywająca w Przestrzeni Eventowej ma zaproszenie lub uprawnienie do przebywania w Przestrzeni Eventowej.

3. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za wszystkie osoby znajdujące się na Przestrzeni Eventowej podczas Eventu.

4. Operator jest uprawniony do wyproszenia Uczestnika z Przestrzeni Eventowej w przypadku naruszenia przez Uczestnika Regulaminu lub niestosowania się do poleceń obsługi Operatora.

5. Zamawiający musi uzyskać każdorazową zgodę na montaż jakichkolwiek sprzętów lub elementów w Przestrzeni Eventowej. Operator zastrzega możliwość odmowy udzielenia zgody na montaż, w szczególności, w której montaż w jakikolwiek sposób zagrażać by mógł wizerunkowi Operatora lub stwarzać niebezpieczeństwo uszkodzenia Przestrzeni Eventowej. Najemca nie jest również uprawniony do wprowadzania jakichkolwiek zmian w Przestrzeni Eventowej. Zgoda w każdym wypadku musi zostać wyrażona w formie pisemnej.

6. Zamawiający zobowiązany jest do:

a) utrzymywania Przestrzeni Eventowej w porządku i czystości od chwili jej przekazania do chwili zwrotu;

b) korzystania z Przestrzeni Eventowej z należytą starannością, zgodnie z jego właściwościami i przeznaczeniem;

c) przywrócenia Przestrzeni Eventowej do stanu z chwili przekazania, w szczególności do usunięcia z Przestrzeni Eventowej wszystkich materiałów, w tym w szczególności szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych przed zwrotem Przestrzeni Eventowej, demontażu stoisk, eksponatów, elementów scenografii w terminach i w czasie uzgodnionym z Operatorem;

d) aktywnego dbania o bezpieczeństwo Uczestników;

e) okazania dokumentów potwierdzających atesty lub pozwolenie na używanie rzeczy wniesionych do pomieszczeń na terenie BE, na każde żądanie Operatora.

7. Wszystkie osoby przebywające na terenie Przestrzeni Eventowej (w tym Uczestnicy i przedstawiciele Zamawiającego) zobowiązane są do:

a) przestrzegania postanowień Regulaminu, zasad przebywania w BE oraz poleceń obsługi Operatora;

b) zachowania w poufności informacji dotyczących Operatora oraz innych Członków i ich działalności, oraz do niewygłaszania opinii i komentarzy, które w jakikolwiek sposób mogłyby negatywnie wpłynąć na ich działalność;

c) naprawiania wszelkich wyrządzonych szkód i zniszczeń powstałych z ich winy lub z winy zaproszonych przez nich gości na własny koszt, zgodnie z zakresem i wyceną przedstawioną przez Operatora. Wszelkie uszkodzenia lub zniszczenia mienia należącego do Operatora muszą być niezwłocznie zgłoszone Operatorowi;

d) nieprzebywania na terenie Przestrzeni Eventowej po spożyciu alkoholu (chyba że alkohol jest dostarczony podczas wydarzenia przez Operatora), zażyciu narkotyków i/lub środków odurzających, nielegalnych substancji psychotropowych, środków halucynogennych
i zastępczych oraz prekursorów kategorii 1 w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii, niewnoszenia i niespożywania na terenie BE alkoholu
i innych używek, a także niepalenia wyrobów tytoniowych na terenie BE;

e) dbania o BE w celu zachowania jego wysokiego standardu zgodnie z zasadami panującymi w BE,

f) zachowania czystości, w tym segregacji śmieci zgodnie z wytycznymi,

g) nie pozostawiać bez nadzoru żadnych ruchomości.

8. Wszystkie osoby przebywające na terenie Przestrzeni Eventowej (w tym Uczestnicy i przedstawiciele Zamawiającego) zobowiązane są do powstrzymania się od następujących czynności:

a) podłączania jakichkolwiek urządzeń sieciowych, takich jak w szczególności routery, switche czy firewalle, do sieci udostępnionej przez Operatora (zakaz ten nie dotyczy osobistych urządzeń końcowych, takich jak komputery, tablety czy telefony),

b) tworzenia własnych punktów dostępu do sieci (tzw. access points) z wykorzystaniem sieci udostępnianej przez Operatora, w szczególności poprzez wzmacniacze sieci, routery Wi-Fi, korzystanie z komputera, laptopa, tabletu, telefonu komórkowego lub innego urządzenia posiadającego kartę sieciową jako punktu dostępu do sieci,

c) korzystania z sieci udostępnionej przez Operatora w celu przyłączenia się do P2P (peer to peer), korzystania z usług Torrent, przeprowadzania działań typu DoS (Denial of Service), skanowania innych sieci, korzystania z crawlerów, botnetów oraz innych podobnych usług,

d) korzystania z sieci udostępnionej przez Operatora z urządzeń, których moc obliczeniowa wykorzystywana jest w ramach sieci blockchain, w tym w szczególności do kopania kryptowalut (mining),

e) wykorzystywania sieci udostępnionej przez Operatora w sposób niezgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz zasadami współżycia społecznego.

9. Za rzeczy Uczestników oraz Zamawiającego pozostawione na terenie Przestrzeni Eventowej odpowiedzialność ponosi Zamawiający.

10. Zamawiający zobowiązany jest do zwrotu Przestrzeni Eventowej do godziny wskazanej w Zamówieniu.

§ 4. Wynagrodzenie. Odpowiedzialność

1. Płatność wynagrodzenia wskazanego w Zamówieniu dokonywana będzie przez Zamawiającego w dwóch transzach:

a) 1 transza w wysokości 80% wynagrodzenia wskazanego w Zamówieniu na podstawie faktury pro-forma doręczonej Zamawiającemu na adres e-mail wskazany w Zamówieniu; transza płatna w terminie wskazanym na fakturze;

b) 2 transza w wysokości 20% w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury VAT po Evencie.

2. Wynagrodzenie obejmować będzie organizację Eventu oraz Usługi Dodatkowe. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Operatora. Operator dopuszcza możliwość uregulowania wynagrodzenia kartą płatniczą w dniu Eventu przed wejściem Uczestników na Przestrzeń Eventową.

3. Za opóźnienie w zapłacie przysługujących Operatorowi należności, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty odsetek maksymalnych.

4. Jeżeli Zamawiający zalega wobec Operatora z jakimikolwiek płatnościami, Operator może uzależnić świadczenie jakiejkolwiek usługi lub czynności od uprzedniego uregulowania zaległości przez Zamawiającego.

5. W przypadku przekroczenia terminu zwrotu Przestrzeni Eventowej, co obejmuje również opuszczenie Przestrzeni Eventowej przez wszystkich Uczestników, jak również w przypadku oddania Przestrzeni Eventowej w całości lub części osobie trzeciej do używania albo w podnajem, Operator naliczy Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1.000 zł za każdą rozpoczętą godzinę naruszenia. Po przekroczeniu 12 godzin naruszenia, Operator uprawniony jest do usunięcia rzeczy Zamawiającego lub osoby trzeciej na koszt i ryzyko Zamawiającego.

6. Kara umowna będzie płatna na pierwsze wezwanie Operatora i nie będzie podlegała żadnym odliczeniom, potrąceniom czy zatrzymaniom. Operatorowi przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej, na zasadach ogólnych. Obowiązek zapłaty kary umownej nie wygasa wraz z rozwiązaniem Umowy Eventowej.

7. Operator nie ponosi odpowiedzialności za nienależyte wykonanie lub niewykonanie Umowy Eventowej będącej następstwem siły wyższej oraz z przyczyn i okoliczności nieleżących po stronie Operatora.

§ 5. Odwołanie Eventu

1. Klient uprawniony jest do odstąpienia od Umowy Eventowej do ustalonego dnia rozpoczęcia Eventu.

2. Jeżeli odstąpienie nastąpi do 14 dni przed terminem Eventu i otrzymania zwrotu zapłaconego wynagrodzenia.

3. Jeżeli odstąpienie od Zamówienia następuje na:

a) 13 – 8 dni przed terminem Eventu – Zamawiającemu przysługuje zwrot 50% wynagrodzenia za dany Event, a w przypadku nieuregulowania wynagrodzenia – odstępne w wysokości 50% wynagrodzenia;

b) 7 lub mniej dni przed terminem Eventu – Zamawiającemu nie przysługuje zwrot zapłaconego wynagrodzenia, a w przypadku nieuregulowania wynagrodzenia – odstępne w wysokości 100% wynagrodzenia.

4. Oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu od Umowy Eventowej wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Do 5 dni przed terminem Eventu Zamawiający ma prawo do jednorazowej zmiany maksymalnej liczby Uczestników o maksymalnie 10% bez ponoszenia dodatkowych opłat lub kosztów. Oświadczenie o zmianie liczby uczestników składane jest w formie dokumentowej przez przedstawiciela Zamawiającego zgodnie z §2.3 OWU.

6. Operator uprawniony jest do odstąpienia od Umowy Eventowej w drodze oświadczenia złożonego Zamawiającemu w trybie natychmiastowym w terminie 30 dni od dnia zaistnienia jednej z poniższych okoliczności:

a) brak płatności wynagrodzenia w terminie;

b) nieokazanie Operatorowi atestów lub pozwoleń;

c) naruszenie Umowy Eventowej przez Zamawiającego;

d) naruszenia Regulaminu przez Uczestnika;

e) niestosowania się przez Uczestników do poleceń przedstawicieli BE.

7. W przypadku odstąpienia od Umowy Eventowej przez Operatora po rozpoczęciu Eventu, Zamawiający zobowiązany jest do zwrotu Przestrzeni Eventowej w ciągu godziny od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu. W przypadku odstąpienia od Umowy Eventowej przez Operatora Zamawiającemu nie przysługuje zwrot zapłaconego wynagrodzenia.

§ 6. Postanowienia końcowe

1. Zamawiający zobowiązuje się, iż Informacje Poufne nie będą wykorzystywane w innym celu i zakresie niż związanym z organizacją Eventu. Zamawiający zobowiązuje się, również na okres 5 lat po rozwiązaniu lub realizacji Umowy Eventowej, do nieujawniania Informacji Poufnych osobom trzecim bez pisemnej zgody Operatora, z wyjątkiem osób zatrudnionych przez Zamawiającego lub z nim współpracujących przy wykonaniu Umowy Eventowej lub podmiotów upoważnionych przez w zakresie niezbędnym dla wykonania Umowy Eventowej oraz osób, w stosunku, do których obowiązek ujawnienia Informacji Poufnych wynika z mocy prawa lub postanowienia właściwego sądu. Informacje poufne nie obejmują takich informacji, które są informacjami ogólnie dostępnymi w momencie ich przekazania lub które staną się informacjami ogólnie dostępnymi w inny sposób niż poprzez niezachowanie tajemnicy przez Zamawiającego.

2. Strony uzgadniają, że we wszelkich bieżących sprawach związanych z wykonaniem Umowy Eventowej, wszelkie zapytania, informacje, będą kierowane bezpośrednio do osób wskazanych w Zamówieniu jako osoby do kontaktu. Zmiana tych danych kontaktowych następuje w drodze powiadomienia drugiej Strony w formie kontaktowej przez osobę uprawnioną do reprezentacji i nie wymaga zmiany Umowy Eventowej. Strony zobowiązane są do informowania się o zmianach danych kontaktowych pod rygorem uznania wszelkiej korespondencji i wszelkich oświadczeń kierowanych na te dane za skutecznie doręczone.

3. Administratorem danych osobowych Zamawiającego oraz jego przedstawicieli jest Operator. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem [email protected]. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Operatora (art. 6 ust. 1 pkt f RODO) w postaci zarządzania Powierzchnią Eventowa. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny przewidziany dla danej współpracy, nie dłużej niż 3 lata od jej zakończenia. Dane mogą być udostępniane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Operatora oraz organom uprawnionym do ich otrzymania. Zamawiający oraz jego przedstawiciele posiadają  prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem https://brainembassy.com/pl/privacy-policy/

4. Operator jest uprawniony do przeniesienia praw i obowiązków z Umowy Eventowej na inny podmiot powiązany z Operatorem kapitałowo lub osobowo. Zamawiający nie jest uprawniony do przeniesienia praw i obowiązków z Umowy Eventowej na jakikolwiek inny podmiot. Zamawiający nie może również oddać Przestrzeni Eventowej w całości lub części osobie trzeciej do używania albo w podnajem bez uprzedniej pisemnej zgody Operatora.

5. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień OWU w każdym czasie; od dnia wejścia zmian w życie, wszelkie nowe Umowy Eventowe są zawierane w oparciu o zmienione postanowienia OWU. Zmiana OWU nie ma wpływu na Umowy Eventowe będące w toku.