REGULAMIN KOMPLEKSU ADGAR PLAZA POŁOŻONEGO W WARSZAWIE PRZY UL. POSTĘPU 15, 15E, 17A I 17B.
$1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Niniejszy Regulamin Kompleksu Adgar Plaza obowiązuje na obszarze wszystkich nieruchomości (w szczególności budynków i obiektów) wchodzących w skład Kompleksu.
- Wszystkie wyrażenia użyte w niniejszym Regulaminie, ilekroć są pisane dużą literą, mają następujące znaczenie:
2.1. Budynek – oznacza każdy z budynków wchodzących w skład Kompleksu;
2.2. Gość – oznacza osobę przebywającą na terenie Budynku na zaproszenie danego Najemcy lub jego pracownika, każdy gość jest równocześnie Użytkownikiem;
2.3. Kompleks – oznacza kompleks budynków biurowo-usługowych oraz wielopoziomowego garażu położonych w Warszawie przy ul. Postępu 15, 15A, 17A i 17B.
2.4. Najemca – oznacza każdy podmiot, który zawarł umowę najmu (lub inną umowę o podobnym charakterze) dotyczącą powierzchni lub miejsc parkingowych znajdujących się w Kompleksie;
2.5. Regulamin – oznacza niniejszy Regulamin;
2.6. Użytkownik – oznacza każdą osobę przebywającą na terenie Kompleksu lub w Budynku, Użytkownikami w szczególności są pracownicy Najemcy oraz jego goście;
2.7. Właściciel – oznacza podmiot będący właścicielem danego Budynku;
2.8. Zarządca – oznacza spółkę Green and Efficiency Services Real Estate Solutions Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa spółka komandytowa, której z upoważnienia właściciela powierzone zostało zarządzanie Budynkiem oraz nadzór nad wykonywaniem postanowień niniejszego Regulaminu.
Wyrażenia użyte w liczbie pojedynczej dotyczą także liczby mnogiej i odwrotnie, chyba, że co innego wynika z
kontekstu.
- Regulamin określa zasady:
– prawidłowego korzystania z Budynku, w tym z Budynkowych urządzeń technicznych oraz infrastruktury,
– ochrony oraz zapobiegania niszczeniu Budynku,
– postępowania Użytkowników, w tym w szczególności Najemców, personelu oraz gości przebywających na terenie Kompleksu,
– bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej oraz innych wymogów dotyczących korzystania z Budynku, w tym wykonywania prac adaptacyjnych i innych o podobnym charakterze.
- Regulamin niniejszy obowiązuje wszystkich Użytkowników Budynku oraz Kompleksu. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część umów najmu pomieszczeń oraz miejsc parkingowych położonych w Budynku oraz Kompleksie.
- Na terenie Kompleksu Zarządca wykonuje swoje funkcje, m.in. poprzez następujące służby:
– techniczną,
– administracyjną,
– ochrony, oraz
– utrzymania czystości.
- Użytkownicy zobowiązani są do podporządkowania się poleceniom służb Zarządcy.
- Każdy Najemca zobowiązany jest do wyznaczenia swojego przedstawiciela do jego reprezentacji w kontaktach z Zarządcą w zakresie wykonania postanowień niniejszego Regulaminu.
- Zasady korzystania z parkingów podziemnych Budynku, wielopoziomowego garażu oraz naziemnych miejsc parkingowych położonych w pobliżu Budynku, reguluje odrębny Regulamin.
- Pomiędzy godziną 18.00 a 8.00 w dni powszednie oraz w dni wolne od pracy systemy Budynkowe działają w
ograniczonym zakresie.
&2. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA POŻAROWEGO
- Użytkownicy zobowiązani są do przestrzegania obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej przepisów przeciwpożarowych, techniczno-budowlanych, norm, zarządzeń i zaleceń Zarządcy oraz wymogów zawartych w Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego Budynku.
- Szczegółowe wymogi dotyczące bezpieczeństwa pożarowego obowiązujące Użytkowników Budynku określone są w Rozdziale VIII OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ W ZAKRESIE OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego Budynku.
&3. ZASADY DOSTĘPU ZASADY OGÓLNE
- W przypadku wnoszenia na teren Budynku przedmiotów budzących zastrzeżenia pracowników ochrony osoba odwiedzająca zobowiązana jest do pozostawienia tych przedmiotów w recepcji.
- W uzasadnianych przypadkach Służby ochrony Budynku mają prawo odmówić dostępu do Budynku.
- Goście odwiedzający Najemców Budynku muszą zgłosić się do recepcji Budynku w celu dopełnienia formalności uprawniających do wejścia.
- Po wejściu do Budynku Goście powinni zgłosić się do recepcji, przedstawić się i podać cel swojej wizyty.
- Pracownik recepcji potwierdza z Najemcą zgodę na wejście Gościa do części biurowej. Gość zostaje wyposażony w identyfikator, który zobowiązany jest zawiesić w miejscu widocznym na części swojej garderoby.
- Karty dostępu wydawane Gościom są własnością Najemców i ich ilość jest określana indywidualnie przez każdego Najemcę. W przypadku, gdy Najemca stwierdzi, że istnieje potrzeba zwiększenia liczby kart, zgłasza ten fakt w systemie Help Desk wyrażając akceptację poniesienia kosztu zgodnie z obowiązującym cennikiem.
- Goście upoważnieni do wejścia do części biurowej Budynku powinni udać się bezpośrednio do osoby
zapraszającej.
- Gości obowiązuje zakaz przebywania w innych częściach Budynku bez wiedzy i zgody osoby zapraszającej. Goście mogą przebywać wyłącznie w częściach wspólnych Budynku oraz pomieszczeniach Najemcy, których ich zaprosił.
- Osoba zapraszająca Gościa ponosi odpowiedzialność za szkody jakie może spowodować jej Gość na terenie Budynku i Kompleksu.
- Po zakończonej wizycie Gość zobowiązany jest do zgłoszenia swojego wyjścia pracownikowi recepcji i oddania identyfikatora.
- Gość, który nie uzyska zgody na wejście do Budynku wydanej przez właściwą osobę (zatrudnioną na terenie Budynku), nie zostanie wpuszczony na jego teren i zobowiązany jest bezzwłocznie opuścić Budynek.
- Użytkownicy przebywający w Budynku są zobowiązani do posiadania karty dostępu. Karty dostępu wydawane są Najemcy po podpisaniu protokołu przekazania kart dostępu. Koszt kart dostępu jest określony zgodnie z obowiązującym cennikiem.
- W celu wejścia do biura, pracownik musi przyłożyć kartę do czytnika przy wejściu do biura. Pracownik, który nie posiada karty musi udać się na recepcję Budynku i podać swoje dane, które zostaną zarejestrowane przez ochronę w książce wejść i wyjść Budynku.
- Karty dostępu są zarejestrowane w systemie i ich zgubienie oraz zmianę posiadacza należy zgłosić niezwłocznie w systemie Help Desk. W przypadku zniszczenia lub zagubienia karty dostępu Najemca otrzyma nową kartę odpłatnie według cen zgodnych z aktualnie obowiązującym cennikiem.
ODMOWA DOSTĘPNOŚCI
- Gość może przebywać w Budynku jedynie w godzinach urzędowania biura firmy, której pracownik upoważnił go do wejścia.
- Poza godzinami urzędowania firmy oraz w dni wolne od pracy pobyt Gościa w Budynku wymaga zgody Najemcy. W takim przypadku osoba zapraszająca osobiście odbiera Gościa z recepcji, jak również osobiście odprowadza go do recepcji po zakończonej wizycie.
ODMOWA WSTĘPU
- Pracownik recepcji ma prawo odmówić zgody na wejście na teren Budynku każdej osobie, której zachowanie zakłóca porządek lub będącej pod wpływem alkoholu.
- Na teren Budynku nie jest dozwolone wprowadzanie zwierząt oraz rowerów (z wyjątkiem dostępu do rowerowni i korzystania w tym celu z windy towarowej na parterze Budynku).
- Na terenie kompleksu obowiązuje zakaz wstępu akwizytorów i sprzedawców.
&4. PRAWA I OBOWIĄZKI NAJEMCY
- Pracownicy Najemcy mogą korzystać ze wszystkich urządzeń ogólnie dostępnych na terenie Budynku.
- Na terenie Budynku obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu oraz wyrobów tytoniowych.
- Na terenie Kompleksu obowiązuje zakaz palenia tytoniu oraz wyrobów tytoniowych poza miejscami do tego wyznaczonymi.
- Najemca zobowiązany jest do korzystania ze sprzętu i urządzeń oddanych mu do użytkowania przez Wynajmującego zgodnie z ich przeznaczeniem.
- Za uszkodzenie lub zniszczenie sprzętu lub urządzeń przez pracowników i Gości (w tym podwykonawców) Najemcy odpowiedzialność ponosi Najemca.
- Wszystkie urządzenia instalowane przez Najemcę w jego pomieszczeniach muszą posiadać atest zezwalający na ich użytkowanie.
- Najemca zobowiązany jest uzyskać każdorazowo zgodę na zainstalowanie na terenie swoich pomieszczeń biurowych niestandardowych urządzeń elektrycznych (takich jak dodatkowe źródła ogrzewania lub wyposażenie kuchenek itp.).
- Zakazuje się korzystania z urządzeń powodujących zakłócenia pracy urządzeń innych użytkowników Budynku.
- Najemca jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić do służby Zarządcy (serwisu technicznego) każdą awarię urządzeń zainstalowanych na terenie wynajmowanym przez Najemcę.
- Najemca nie jest uprawniony do samodzielnej regulacji urządzeń budynkowych, w tym urządzeń sanitarnych i klimatyzacyjnych (z wyjątkiem regulacji temperatury), jak również rozkręcania lub demontażu sprzętu elektrycznego.
- W przypadku jakichkolwiek zmian (konstrukcyjnych) aranżacyjnych w wynajmowanej powierzchni, ingerujących w systemy budynkowe lub wpływających na funkcjonowanie Budynku, Najemca zobowiązany jest przedstawić podpisany przez rzeczoznawców projekt tych zmian, wymagane uzgodnienia, opinie i zatwierdzenia właściwych organów i inspektorów nadzoru oraz uzyskać zgodę na ich wykonanie od Zarządcy.
- Wszystkie prace wykonywane na zlecenie Najemcy przez osoby trzecie muszą być właściwie zabezpieczone. Po ich zakończeniu powierzchnia, na której prace były wykonywane, musi zostać posprzątana a powstałe ewentualne uszkodzenia niezwłocznie usunięte. Najemca ponosi odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości związane z wykonaniem tych prac.
- Wszelkie drobne prace, które mogą być uciążliwe dla użytkowników Budynku, Najemcy muszą zgłosić co najmniej 48h przed ich planowanym wykonaniem do Zarządcy lub Kierownika technicznego Budynku a osoby wykonujące je muszą być poinstruowane o obowiązku przestrzegania niniejszego Regulaminu.
- Za nieprzestrzeganie zasad niniejszego Regulaminu przez podwykonawców Najemcy, a w szczególności za prowadzenie głośnych prac budowalnych utrudniających pracę innym Najemcom oraz użytkownikom Budynku, Zarządca ma prawo nałożyć karę finansową na podwykonawcę Najemcy według cennika dostępnego w recepcji Budynku.
- W przypadku niepoinformowania Zarządcy o wykonywanych przez Najemcę pracach, na polecenie Zarządcy Najemca jest zobowiązany do ich zaprzestania i przywrócenia stanu pierwotnego.
- Najemca zobowiązany jest udostępnić przedmiot najmu w wypadku dokonywania niezbędnych napraw i przeglądów oraz powinien zabezpieczyć swój sprzęt na czas wykonywania tych prac.
- Najemca zobowiązany jest do udostępnienia kluczy i karty dostępu do swoich pomieszczeń na wypadek awarii lub zagrożenia. Klucze i karta zostaną zdeponowane na recepcji Budynku. W przypadku wymiany zamka Najemca jest zobowiązany do wymiany klucza zdeponowanego na recepcji Budynku. Najemca jest powiadamiany o każdym użyciu klucza lub karty na powierzchni Najemcy. W tym celu Najemca wskaże Zarządcy osobę uprawnioną do
potwierdzenia możliwości wejścia na powierzchnię Najemcy. Osoba ta powinna być osiągalna telefonicznie przez całą dobę.
- Każde wniesienie lub wyniesienie sprzętu przez pracowników Najemcy wymaga zgłoszenia w systemie Help Desk.
- Na terenie Budynku, Kompleksu oraz w częściach ogólnodostępnych zakazane jest umieszczanie reklam, ogłoszeń ani innych oznakowań bez zgody Zarządcy Budynku.
- Prace głośne i uciążliwe dla normalnego funkcjonowania Budynku mogą być wykonywane jedynie po godzinach
pracy biur – od 18.00 do 8.00 w dni robocze lub w dni wolne od pracy.
&5. GOSPODARKA ODPADAMI
- Najemca ma obowiązek utrzymywania porządku we wszystkich wynajmowanych przez siebie pomieszczeniach.
- Śmieci z pomieszczeń Najemcy, również w przypadku korzystania przez niego z własnej ekipy sprzątającej, muszą być usuwane do specjalnie do tego przeznaczonych pojemników zlokalizowanych na terenie Kompleksu.
- Najemcy są odpowiedzialni za usunięcie ze swojej powierzchni najmu wszystkich materiałów wymagających utylizacji.
- Opakowania kartonowe muszą być porozrywane przed włożeniem do pojemnika na śmieci w celu zmniejszenia ich objętości.
- Odprowadzanie jakichkolwiek materiałów łatwopalnych lub szkodliwych dla środowiska bezpośrednio do sieci kanalizacyjnej jest surowo zabronione.
&6. ZASADY ZLECENIA PRAC PRZEZ NAJEMCÓW
- Najemca może wystąpić do Zarządcy lub Właściciela o odpłatne wykonanie określonych prac w części Budynku przez siebie wynajmowanej.
- Koszt wykonania prac, o których mowa w ustępie 1 powyżej, może być podwyższony o koszt wykonania odpowiednich ekspertyz, uzgodnień, opinii właściwych organów, inspektora nadzoru i kierownika projektu oraz koszty zarządzania.
- Zarządca lub Właściciel może odmówić wykonania zleconych prac, gdy wymaga tego interes Budynku lub w innych przypadkach określonych postanowieniami umowy najmu.
- Do wykonania zleconych przez Najemcę prac potrzebne jest jego pisemne zlecenie i akceptacja kosztu w systemie Help Desk. W pilnych sprawach dopuszczalne jest zgłoszenie za pośrednictwem poczty elektronicznej, tylko w przypadku braku aktywowanego konta w systemie Help Desk.
- Najemca, który zlecił wykonanie prac, w momencie odstąpienia od umowy zobowiązany jest do pokrycia pełnych kosztów zleconych prac.
- Zarządca nie może podwyższyć uzgodnionych kosztów wykonania usługi bez wcześniejszego pisemnego uzgodnienia.
- Najemca ponosi odpowiedzialność za uszkodzenie sprzętu lub jego zniszczenie spowodowane przez osoby trzecie
wykonujące zlecenie na rzecz Najemcy.
&7. DOSTĘP WŁAŚCICIELA I ZARZĄDCY DO PRZEDMIOTU NAJMU
- W godzinach pracy biura Najemcy, służby Zarządcy mają prawo wstępu do pomieszczeń Najemcy jedynie w obecności pracownika Najemcy.
- Po godzinach pracy biura Najemcy, wejście służb Zarządcy na teren pomieszczeń Najemcy może się odbyć po wcześniejszym uzyskaniu zgody od osoby wskazanej przez Najemcę, zaś w przypadkach nagłych, bez takiej zgody, ale z obowiązkiem doręczenia Najemcy protokołu z wizyty. Brak zgody na wejście na teren pomieszczeń Najemcy może nastąpić wyłącznie z istotnych przyczyn.
- Po godzinach pracy biura Najemcy, Najemca zobowiązany jest zapewnić we właściwy sposób możliwość wejścia na swój teren pracownikowi ochrony. Każde taki e wejście zobowiązany jest zostać należycie uzasadnione i udokumentowane przez dowódcę zmiany pracowników ochrony.
&8. UPRAWNIENIA OCHRONY
- Każdy Użytkownik jest zobowiązany podporządkować się poleceniom pracowników ochrony.
- Pracownik ochrony ma prawo do wyprowadzenia z Budynku lub Kompleksu każdej osoby zakłócającej porządek lub swoim zachowaniem utrudniającej pracę innym osobom.
- Pracownik ochrony ma prawo odmówić wejścia do Budynku osobom nieuprawnionym.
- Pracownik ochrony ma prawo żądać od każdej osoby przebywającej w Budynku umieszczenia identyfikatora osobistego na ubraniu w widocznym miejscu.
- Pracownik ochrony nie jest zobowiązany do udzielania jakichkolwiek informacji.
- Pracownik ochrony nie wykonuje żadnych poleceń wydawanych przez pracowników Najemcy jeśli nie jest to związane z ochroną życia, zdrowia lub mienia.
&9. ZASADY POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU TRANSPORTU SPRZĘTU I MATERIAŁÓW DO I Z BUDYNKU
- Wwożenie i wywożenie sprzętu i materiałów do i z Budynku może odbywać się jedynie w miejscach do tego wyznaczonych.
- Wszystkie prace transportowe muszą być zgłoszone Zarządcy Budynku z wyprzedzeniem przynajmniej 1 dnia roboczego z podaniem dokładnego terminu wykonania tych prac oraz nazwisk osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. W uzasadnionych przypadkach Zarządca może odmówić prawa parkowania samochodów na terenie Kompleksu.
- Samochody dostawcze i kurierskie można parkować wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych na terenie Kompleksu i na okres czasu nie dłuższy niż wymaga tego wypakowanie lub zapakowanie towaru/doręczenie przesyłki.
- Pojazd używane do transportu można parkować na podjeździe jedynie w miejscu do tego przeznaczonym.
- Obowiązuje zakaz pozostawiania pojazdów (w tym parkowania) na pochylni zjazdowej do garażu.
- W przypadku konieczności udostępnienia większej liczbie pojazdów miejsca na podjeździe zostaną wyznaczone dla każdego z nich odpowiednie godziny do ich załadowania lub rozładowania. W takiej sytuacji poszczególne pojazdy mogą wjechać na parking wyłącznie w wyznaczonym dla nich czasie.
- Samochody osobowe służące do transportu mogą za zgodą Zarządcy zjechać na parking na poziomie „-1” w celu
ich załadowania lub rozładowania.
- Osoba odpowiedzialna z ramienia Najemcy za transport obowiązana jest przed przystąpieniem do pracy dostarczyć do recepcji listę nazwisk osób, które będą wykonywać usługę transportową na terenie Budynku i właściwie oznakować te osoby (ubranie z logo firmy usługowej).
- Najemca, dla którego wykonywana jest usługa transportowa odpowiedzialny jest za szkody wyrządzone przez pracowników zatrudnionych do transportu oraz za utrzymanie porządku po zakończeniu prac transportowych.
- W przypadku powstania jakichkolwiek szkód podczas transportu osoba odpowiedzialna z ramienia Najemcy zobowiązana jest do natychmiastowego powiadomienia o tym Zarządcy.
- Transport rzeczy może odbywać się tylko windami do tego przeznaczonymi (windy towarowe).
- Wszystkie drobne prace transportowe mogą być wykonywane jedynie w godzinach 18.00-6.00.
- Przed rozpoczęciem transportu windy muszą być obowiązkowo zabezpieczone przed ich uszkodzeniem.
&10. DOSTAWY DO POMIESZCZEŃ BIUROWYCH
- Dostawy do lokali Najemców mogą być dokonywane jedynie poprzez klatkę schodową w dniach roboczych, w godzinach 16:00 – 22.00, zaś w pozostałe dni za pisemną zgodą Zarządcy.
- Pojazd dostawczy zobowiązany jest być zaparkowany w miejscu do tego przeznaczonym.
- Każdy dostawca zobowiązany jest do zgłoszenia się w recepcji budynku: w celu zgłoszenia i weryfikacji możliwości dostawy, a także pobrania karty gościa umożliwiającej dostęp na piętro Najemcy.
- Przy wjeździe lub wejściu z dostawą dostawca zobowiązany jest okazać identyfikator tj. kartę gościa.
- Dostawca opuszczając Budynek zdaje pracownikowi ochrony swoją kartę gościa.
- Za szkody spowodowane przez dostawców odpowiada Najemca lokalu, do którego była dostawa.
- Dostawy samochodami powyżej >3,5 t odbywać się mogą jedynie do 7:30 oraz po 18:00 w dni robocze, w pozostałe dni, bez ograniczeń.
- Dostawy samochodami do 3,5 t włącznie odbywać się mogą do 7:30 oraz po 18:00 w dni robocze, oraz dodatkowo w godz. 10:30-13:00, w pozostałe dni bez ograniczeń.
- W godzinach największego natężenia ruchu, tj. 7:30-10:00 oraz 15:30-18:00, obowiązuje zakaz dostaw do Budynku samochodami dostawczymi.
- Przewidywany czas rozładunku dostaw wynosi maksymalnie 30 minut. Po tym czasie naliczana będzie opłata zgodna z cennikiem.
- W wyjątkowych sytuacjach (nieprzewidziane dostawy) można korzystać ze strefy znajdującej się pomiędzy budynkiem Plaza A oraz Plaza B. Maksymalny czas parkowania wynosi 30 minut.
- Obciążenie stropu garażu podziemnego wynosi 25 kN/ m2. Nie jest dopuszczalny wjazd na teren Kompleksu samochodami powyżej tego obciążenia z uwagi na zagrożenie zawalenia się garażu.
&11. ZASADY ZGŁASZANIA I WYKONYWANIA ZGŁOSZONYCH USTEREK
- Zgłoszenia usterek i awarii dotyczących urządzeń Budynku przez pracowników Najemców dokonywane mogą być poprzez system Help Desk. W sytuacjach nagłych, w przypadku braku konta do systemu Help Desk, awarię należy zgłaszać obsłudze technicznej telefonicznie, na numer alarmowy czynny całodobowo lub mailowo.
- Zgłoszenie usterek i awarii powinno być dokonywane zgodnie z instrukcją systemu Help Desk jedynie przez osoby specjalnie do tego wyznaczone przez Najemcę.
- Jeżeli istnieje uzasadniona potrzeba Najemca może zgłosić usterkę telefonicznie.
- Budynkowy Serwis techniczny przyjmuje zgłoszenia usterek od poniedziałku do piątku w godz. 9.00-17.00.
- Najemca zobowiązany jest udostępnić właściwym służbom Zarządcy swoje pomieszczenia w celu dokonania napraw.
&12. ZABEZPIECZENIE MIENIA
- Najemca jest odpowiedzialny za odpowiednie zabezpieczenie swojego mienia, w tym zamykanie pomieszczeń, szaf, biurek itp.
- O stwierdzonych przypadkach naruszenia mienia należy zawiadomić niezwłocznie Zarządcę lub służby ochrony.
- Za rzeczy pozostawione bez opieki w części wspólnej Budynku Zarządca ani Właściciel nie ponoszą żadnej odpowiedzialności.
&13. ZASADY PRZECHOWYWANIA I PRZEKAZYWANIA KLUCZY
- Gospodarowanie kluczami (w rozumieniu niniejszego Regulaminu kluczami są także magnetyczne karty dostępu) do pomieszczeń Najemcy leży w gestii samego Najemcy.
- Najemca odpowiada za otrzymane od Zarządcy klucze do swoich pomieszczeń oraz przechowywanie ich we właściwy sposób.
- Montowanie dodatkowych zamknięć na koszt Najemcy jest możliwe, pod warunkiem pisemnego uzgodnienia z Zarządcą sposobu zabezpieczenia dostępu do tych kluczy pracownikom ochrony na wypadek awarii lub pożaru.
- Zgubienie kluczy do pomieszczeń Najemcy przez jego pracowników należy pisemnie zgłosić do Zarządcy lub służb
ochrony.
- Najemca jest zobowiązany do przekazania Zarządcy dodatkowego kompletu kluczy, które zostaną umieszczone w bezpiecznej kopercie i użyte zgodnie z procedurą na okoliczność użycia indywidualnych kluczy i kart awaryjnych.
&14. ZASADY PRZEKAZYWANIA KORESPONDENCJI
- Korespondencję przychodzącą pracownicy Najemcy odbierają z rąk pracowników poczty we własnym zakresie z recepcji.
- Korespondencję wysyłkową pracownicy Najemcy dokonują we własnym zakresie.
&15. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
- Administratorem danych osobowych Użytkowników Budynku oraz Najemców (będących osobami fizycznymi) jest:
a. w zakresie korzystania z budynków Adgar Plaza A i B oraz wielopoziomowego garażu MLG – Adgar Postępu sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 181B, 02-222 Warszawa;
b. w zakresie korzystania z budynku Adgar Plaza One – Adgar BCI sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Warszawie, Al. Jerozolimskie 181B, 02-222 Warszawa („Administratorzy”)
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych z Administratorami można kontaktować się korespondencyjnie lub pod adresem e-mail: [email protected]
- Dane osobowe Najemców i Użytkowników Budynku (w tym Gości) przetwarzane są:
a. w celach w związanych z zawarciem i realizacją umów najmu powierzchni biurowej, konferencyjnej oraz najmu miejsc parkingowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) (dotyczy Najemców);
b. w celu wykonania przez Administratorów obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikających w szczególności z przepisów o rachunkowości (dotyczy Najemców) oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa, w tym przepisów przeciwpożarowych, techniczno-budowlanych i innych relewantnych norm;
c. w celu realizacji uzasadnionych interesów Administratorów oraz innych podmiotów z grupy kapitałowej, do której należą Administratorzy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), tj. w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia (także przy użyciu monitoringu wizyjnego) kontroli dostępu do Budynku (wydawanie kart dostępu, sięga wejść i wyjść), umożliwienia korzystania z Budynku, umożliwienia korzystania z parkingu (odczyt tablic rejestracyjnych), dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, wewnętrznych celów administracyjnych i statystycznych, w celu zarządzania Budynkiem, w tym rozpatrywania próśb i wniosków Najemców i Użytkowników Budynku, umożliwienia transportu materiałów do i z Budynku, dostaw do pomieszczeń biurowych, realizacji zlecanych prac, a także realizacji umów najmu i utrzymania relacji biznesowych (dotyczy Najemców i ich przedstawicieli będących Użytkownikami Budynku).
- Dane Użytkowników Budynku (w tym Gości) i Najemców mogą być udostępniane następującym odbiorcom:
a. Green and Efficiency Services Real Estate Solutions sp. z o.o. sp. k. sp. k. oraz innym podmiotom należącym do grupy kapitałowej, do której należą Administratorzy, a których lista dostępna jest pod adresem: http://www.adgar.pl/spolki-adgar
b. podwykonawcom, którzy przetwarzają dane osobowe Najemców i Użytkowników Budynku w imieniu i na zlecenia Administratorów, tj. w szczególności agencji ochrony, dostawcom oprogramowania wspierającego administrowanie Budynkiem (np. system kart dostępu, CCTV, system odczytu tablic rejestracyjnych), służbom technicznym i utrzymaniowym i in.
c. podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie szczególnych przepisów prawa (np. organom państwowym).
- Dane Użytkowników Budynku (w tym Gości) i Najemców będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane i są przetwarzane przez Administratorów lub ich podwykonawców na zlecenie i w imieniu Administratorów, w szczególności:
a. w przypadku danych z monitoringu wizyjnego – przez okres 3 miesięcy lub dłużej, jeżeli to niezbędne z uwagi na toczące się postępowania, dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami;
b. w przypadku danych z księgi wejść i wyjść oraz księgi kluczy – przez okres 3 miesięcy lub dłużej, jeżeli to niezbędne z uwagi na toczące się postępowania, dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami;
c. w przypadku danych zawartych w dokumentacji finansowej (dotyczy Najemców) – przez okres 5 lat lub dłużej, jeżeli to niezbędne z uwagi na toczące się postępowania, dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami.
- Użytkownikom Budynku (w tym Gościom) i Najemcom przysługuje prawo do:
a. dostępu do ich danych osobowych i uzyskiwania ich kopii;
b. sprostowania ich danych osobowych;
c. usunięcia ich danych osobowych;
d. ograniczenia przetwarzania ich danych osobowych;
e. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych;
f. przenoszenia ich danych osobowych;
W celu skorzystania z ww. praw Najemcy i Użytkownicy (w tym Goście) mogę kontaktować się z właściwym
Administratorem drogą korespondencyjną lub pod adresem e-mail: [email protected]
- Użytkownikom Budynku i Najemcom przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych przez któregokolwiek z Administratorów narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
- W przypadku, gdy dane zbierane są od Użytkowników Budynku lub Najemców ich podanie jest dobrowolne, ale brak podania danych może skutkować brakiem możliwości realizacji celów przetwarzania danych, w tym w szczególności korzystania z Budynku.
- W przypadku, gdy dane nie zostały podane Administratorom przez Użytkowników Budynku lub Najemców, zostały one pozyskane ze źródeł ogólnodostępnych lub przekazane przez osoby trzecie: Najemców, pracodawców, osoby, na których zaproszenie Użytkownicy Budynku odwiedzają Budynek i in.