Jak w czasie pandemii wygląda sytuacja home office i coworkingów?

By |2021-06-18T10:35:36+00:0028 maja, 2020|Co-creating, Design, Featured Article, Furniture|

"Biurko w coworkingu to przyszłość pracy zdalnej. Obok prywatnej opieki medycznej i karty sportowej będzie to jeden z oczekiwanych przez pracowników benefitów."

Wywiad z Kamila Kalińczak, Institute of Good Life

W wyniku restrykcji wiele firm będzie musiało przebudować swoje biura. Może to skłonić część pracodawców do wykupienia dla pracowników dostępu do biurek w przestrzeni coworkingowej zamiast inwestować w remonty. W końcu i tak oferują im prywatną opiekę czy karty sportowe.”, mówi Monika Kaczmarczyk z Brain Embassy.

Kamila Kalińczak (Institute of Good Life) rozmawiała z Moniką Kaczmarczyk (Managing Director w Brain Embassy) oraz Kasią Wojnar (Concept Designer w BE).

MIAŁYŚMY SPOTKAĆ SIĘ PRZED PANDEMIĄ, ABY POROZMAWIAĆ O KOMPETENCJACH PRZYSZŁOŚCI. OSTATECZNIE SPOTYKAMY SIĘ DZISIAJ, WIĘC ZASTANAWIAM SIĘ JAKIE UMIEJĘTNOŚCI SĄ NAJWAŻNIEJSZE TERAZ?

MK: Zaufanie.

ZAUFANIE? ZASKOCZYŁAŚ MNIE!

MK:  Chodzi o zaufanie swoim pracownikom, elastyczne podejście do pracy, zarządzanie energią i odpowiednia organizacja swojego kalendarza.

KIEDYŚ ŚMIALIŚMY SIĘ PRZEZ GODZINY, SPĘDZAJĄC CZAS W SALACH KONFERENCYJNYCH. TERAZ ŻARTUJEMY, ŻE TO CO POTRAFILIŚMY ZAŁATWIĆ JEDNYM MAILEM, WYMAGA OBECNIE AŻ GODZINNEGO SPOTKANIA ONLINE.

MK: Muszę przyznać, że jest to dla mnie naprawdę trudne do zrozumienia, ponieważ organizacja swojego kalendarza jest kluczowa w pracy zdalnej. Słyszałam o osobach, które spędzają na spotkaniach online nawet kilka godzin dziennie, w ogóle nie robiąc między nimi przerwy. Gdy działają w ten sposób, nie są w stanie przygotować się do tych wszystkich meetingów.

DOKŁADNIE, ZRESZTĄ UCZESTNICZENIE W SPOTKANIACH JEDEN PO DRUGIM BEZ ŻADNEGO ODPOCZYNKU SPRAWIA, ŻE SĄ ZDECYDOWANIE MNIEJ EFEKTYWNI. ZAŁÓŻMY, ŻE MAM SPOTKAĆ SIĘ Z ZESPOŁEM NA GODZINĘ, ABY OMÓWIĆ WAŻNĄ KWESTIĘ. JEŻELI OSTATECZNIE ZAJMUJE NAM TO 15 MINUT, PO WYKONANIU ZADANIA OD RAZU WRACAMY DO SWOICH OBOWIĄZKÓW.

KW: Na początku pandemii wspólnie z całym zespołem wybraliśmy jedną z popularniejszych aplikacji obsługujących spotkania online, którą wszyscy od razu polubili, ponieważ dosyć szybko usprawniła pracę. Większość firm wdrażając takie rozwiązanie używa jedynie funkcji przeznaczonej do organizacji meetingów, a przecież tego typu aplikacja umożliwia też edycję tekstu, tworzenie prezentacji, raportów i komunikację, która jest o wiele wydajniejsza niż gdy przesyła się wszystkie dokumenty poprzez e-mail. Nie to jest jednak najważniejsze. Największe wyzwanie w nowej rzeczywistości nie dotyczy wyboru odpowiednich narzędzi, a generalnego nastawienia do pracy.

WIELU LIDERÓW MIAŁO OKAZJĘ UCZESTNICZYĆ W SZKOLENIACH DOTYCZĄCYCH ELASTYCZNEGO PODEJŚCIA DO PRACY, PROJEKTÓW I PRACOWNIKÓW (ZARZĄDZANIE METODĄ AGILE) I TERAZ W KOŃCU NADSZEDŁ MOMENT, ABY SPRAWDZIĆ TĘ WIEDZĘ W PRAKTYCE.

Tylko jak to zrobić?

KW: Jest to mocno połączone z zaufaniem do pracowników, o którym wcześniej wspominała Monika. Zaufanie jest podstawą każdej zdrowej relacji, również tej zawodowej. Dzięki niemu zachęcony do krytycznego myślenia i wyrażania opinii zespół może się rozwijać. Jeżeli zapytałabym jednak lidera czy jest elastyczny wobec swoich pracowników, z pewnością powiedziałby że tak. Każdy jest w swoich deklaracjach.

W PRAKTYCE JEDNAK WIELU LIDERÓW MA PROBLEMY Z ZAUFANIEM DO OSÓB, KTÓRE ZATRUDNILI. OBAWIAJĄ SIĘ, ŻE PRACUJĄC POZA BIUREM, ZESPÓŁ SPĘDZA MNIEJ CZASU PRZY KOMPUTERZE LUB JEST MNIEJ WYDAJNY NIŻ ZWYKLE. TEN STRACH PROWADZI BARDZO CZĘSTO DO POTRZEBY NADMIERNEGO RAPORTOWANIA I KONTROLI PRACOWNIKÓW, CO PRZYJĘŁO NAZWĘ MIKROZARZĄDZANIA.

Co dokładnie oznacza to pojęcie?

MK: Mikrozarządzanie sprawia, że pracownicy wykonując każdy krok czują na barkach oddech swojego przełożonego. Słyszałam nawet, że istnieją już aplikacje, które umożliwiają zapisywanie danych z komputera podwładnego, aby sprawdzić ile czasu spędził on na poszczególnych zadaniach. Nie mogłabym kontrolować w ten sposób zespołu! Byłaby to dla mnie całkowita strata czasu, który wolałabym poświęcić na rozwój biznesu. Tak dużo kontrola oznacza z kolei dla pracowników jeszcze więcej niechcianej presji. Zaufanie stało więc kompetencją przyszłości. Osoba, która co chwila patrzy innym na ręce nie jest liderem od tego są managerowie. Prawdziwy lider powinien patrzeć na firmę z szerszej perspektywy i prowadzić ją w rozwijającym kierunku. Kontrolowanie ludzi stanowczo nie przynosi organizacji rozwoju, jednak z jakiegoś powodu ludzie mylą te dwie kwestie. KW: Pandemia pokazała nam, że potrafimy szybko uczyć się nowych narzędzi, jednak prawdziwym wyzwaniem jest zmiana swojego myślenia, a także planowania biznesowej strategii. Dzisiaj w porównaniu do tego co było wcześniej, jest nam o wiele trudniej tworzyć pięcioletnie plany. Inną bardzo ważną kompetencją przyszłości jest odporność, a raczej umiejętność dostosowania się do zmieniających się warunków. My Polacy nie powinniśmy mieć jednak z tym problemów, ponieważ dopasowywanie się mamy we krwi.

ZASTANAWIAM SIĘ SKĄD POTRAFICIE TAK ŁATWO ZAUFAĆ PRACOWNIKOM. CZY TO DLATEGO, ŻE PRACA ZDALNA NIE JEST DLA WAS NICZYM NOWYM?

MK: Mój zespół zawsze pracował w ten sposób i nigdy nie zdarzyło mi się zauważyć, aby ktokolwiek wykorzystywał tę sytuację. Widzę za to jak rozwijają swoją kreatywność gdy mają swobodę w działaniu. Przestrzenie coworkingowe takie jak Brain Embassy są przyszłością pracy zdalnej na dużą skalę, ponieważ zapewniają w pełni ergonomiczne rozwiązania i komfortowe warunki, które znacząco zwiększają efektywność pracy. KW: Pamiętam jak lata temu czytałam artykuły o programistach pracujących zdalnie. Każdy z nas zauważył tę tendencję, ale nikt nie zdecydował się puścić swoich pracowników do domów.

WSZYSTKO ZMIENIŁO SIĘ PO KRYZYSIE W 2008 ROKU, GDY PRZESTRZENIE Z BIURKAMI DO WYNAJĘCIA, CZYLI COWORKINGI, ZACZĘŁY POJAWIAĆ SIĘ NA RYNKU JAK GRZYBY PO DESZCZU, PONIEWAŻ LUDZIE ZAKŁADAJĄC SWOJE FIRMY I STARTUPY NIE CHCIELI PRACOWAĆ W DOMU. OKAZAŁO SIĘ WTEDY, ŻE PRACA ZDALNA DAJE CAŁKOWICIE NOWE MOŻLIWOŚCI ZATRUDNIENIA, UMOŻLIWIAJĄC PRACĘ OSOBOM ŻYJĄCYM W RÓŻNYCH STREFACH CZASOWYCH. DZISIAJ TO DLA NAS NORMA.

Czy teraz będzie podobnie?

MK: Spodziewamy się, że wiele organizacji przeniesie swoje biura do nas. W wyniku restrykcji dotyczących chociażby dystansu społecznego, wiele siedzib będzie wymagała całkowitego przearanżowania. Prawdopodobne jest że pracodawcy zdecydują się więc na bardziej elastyczne rozwiązania, oferując pracownikom pakiet coworkingowy, tak jak robią to już z opieką medyczną czy kartami sportowymi. KW: Musimy pamiętać, że nie wszyscy traktują pracę zdalną jako przyjemność. Nie każdy z nas ma warunki do home office, za to wielu próbuje skupić się na pracy przy biegających dzieciach. Pracodawca nie może wymagać od pracownika pracy z domu, ponieważ nie ma zielonego pojęcia w jakim otoczeniu żyje. Dlatego traktujemy obecną sytuację jako szansę dla przestrzeni coworkingowych. 

DODATKOWO EFEKTYWNOŚĆ JEST TUTAJ PRAWDZIWYM WYZWANIEM.

KW: Efektywność zależy od wielu czynników na przykład kompetencji pracowników, ale przede wszystkim od naszej kondycji psychicznej i fizycznej. Gdy jeden z pracowników potrzebuje dwóch godzin, drugiemu przygotowanie wyniku gorszego samopoczucia może być jednak o wiele mniej efektywny, wykonując obiektywnie szybkie zadanie nawet przez parę godzin. MK: Co sprowadza nas znowu do elastyczności. To prawda, że są pracownicy, zwłaszcza Ci, których praca wymaga kreatywności, którzy lubią tworzyć koncepcje wieczorową porą, ponieważ to właśnie wtedy do ich głów przychodzi najwięcej pomysłów. Z tego powodu nie jestem fanką siedzenia przy komputerze od 9:00 do 17:00. Ważniejsze od zarządzania czasem jest bowiem właściwe zarządzanie własną energią.

JAK WOBEC TEGO BĘDZIE WYGLĄDAŁA PRZYSZŁOŚC?

KW: Bardzo możliwe, że pracownicy nie będą chcieli poświęcać tyle czasu na dojazdy do biur i kolejne przestrzenie coworkingowe zamiast powstawać w centrach biznesowych, przeniosą się na obrzeża miast.

BARDZO MOŻLIWE JEST, ŻE JUŻ NIEDŁUGO PRACOWNICY BĘDĄ BUDZIĆ SIĘ RANO, SPRAWDZAĆ APLIKACJĘ I WYBIERAĆ Z LISTY NAJBLIŻSZYCH COWORKINGÓW TEN, KTÓRY ZLOKALIZOWANY JEST W MIEJSCU O NAJCZYSTSZYM POWIETRZU I OFERUJE NAJLEPSZE AKTYWNOŚCI TEGO DNIA, JAK NA PRZYKŁAD JOGA CZY WSPÓLNY LUNCH. DLACZEGO? BO INNOWACJE NIE POWSTAJĄ PODCZAS SIEDZENIA PRZY BIURKU.

Monika Kaczmarczyk - Managing Director w Brain Embassy.

Kasia Wojnar - Concept Designer, inicjucje, współtworzy projekty związane z designem, społecznością, oraz komunikacją w Brain Embassy