Wat met telewerken en co-working in tijden van een pandemie?

"Een bureau in een co-workingruimte is de toekomst van telewerken. Dit zal nog een voordeel worden naast ziekteverzekering of een sportkaart."

Interview door Kamila Kalińczak, Institute of Good Life

"Naar aanleiding van de opgelegde gezondheidsmaatregelen zullen veel kantoren heringericht of verbouwd moeten worden, waardoor bedrijven wellicht eerder geneigd gaan zijn te investeren in co-workingruimtes in de plaats van renovaties. Ze kopen immers al ziekteverzekering of sportkaarten", zegt Monika Kaczmarczyk van Brain Embassy.

Kamila Kalińczak praat met Monika Kaczmarczyk, directeur van de Brain Embassy, een zogenaamde co-workingruimte die kantoren en bureaus aanbiedt voor telewerkers, en met Kasia Wojnar, Concept Designer bij de Brain Embassy.

VOOR DE PANDEMIE HADDEN WE NORMAAL SAMENGEKOMEN OM TE PRATEN OVER - ONDER ANDERE - DE COMPETENTIES VAN DE TOEKOMST. MAAR WAT ZIJN NU DE MEEST WAARDEVOLLE COMPETENTIES?

MK: Vertrouwen.

VERTROUWEN? IK BEN VERRAST!

MK: Je medewerkers kunnen vertrouwen, een flexibele aanpak van je werk, energiebeheer en een goede organisatie van je agenda.

WE LACHTEN OM DE UREN DIE WE IN DE MEETINGROOM DOORBRACHTEN. VANDAAG DE DAG GRAPPEN WE OVER WAT WE VROEGER MET ÉÉN E-MAIL COMMUNICEERDE, VANDAAG EEN ONLINE MEETING VAN EEN UUR VERGT.

MK: Ik moet toegeven dat ik dit moeilijk begrijp omdat de manier waarop je je agenda organiseert de sleutel is tot telewerken. Ik heb me laten vertellen dat er mensen zijn die hele uren in meetings doorbrengen zonder tussendoor een pauze in te lassen. Let wel, ze zijn niet in staat om zich voor te bereiden op al die meetings.

PLUS, HET BIJWONEN VAN DE ENE VERGADERING NA DE ANDERE ZONDER VOORBEREID TE ZIJN MAAKT ZE NIET BEPAALD EFFICIËNT. NET ALS DE VERONDERSTELLING DAT WE EEN UURTJE SAMENKOMEN OM IETS TE BESPREKEN. IK HEB EEN MEETING MET MIJN TEAM OM AAN IETS TE WERKEN EN ALS HET EEN KWARTIER DUURT, GAAT IEDEREEN WEER AAN HET WERK.

KW: Aan het begin van de pandemie koos ons team voor een van de populaire meetingapplicaties die iedereen leuk vond en waardoor ons werk nu heel vlot verloopt. De meeste bedrijven gebruiken alleen de online meetingmogelijkheid, terwijl de app ook gebruikt kan worden voor het bewerken van teksten, presentaties, rapporten, en dit veel efficiënter dan door het allemaal via e-mail te versturen. Maar dat is niet het belangrijkste. De grootste uitdaging van deze nieuwe realiteit zal niet gaan over het kiezen van de juiste tools, maar over de houding ten opzichte van het werk in het algemeen.

VEEL LEIDERS HEBBEN TRAININGEN GEVOLGD OVER EEN FLEXIBELE WERKHOUDING, PROJECTEN, MEDEWERKERS (HET ZOGENAAMDE AGILE MANAGEMENT), GEVOLGD DOOR EEN MOMENT OM NA TE GAAN WAT ZE HEBBEN GELEERD.

Hoe controleren?

KW: Het is heel sterk verbonden met het vertrouwen in de medewerkers waar Monika het over had. Vertrouwen is de basis van elke gezonde relatie, ook op het werk. Dankzij vertrouwen kan een team zich ontwikkelen, omdat het kritisch denken en het uiten van meningen stimuleert. Als ik een leider vraag of hij of zij flexibel is ten opzichte van zijn of haar medewerkers, zal hij of zij zeker zeggen dat hij of zij dat is. Volgens hen is iedereen dat.

MAAR IN DE PRAKTIJK HEBBEN VEEL LEIDERS HET MOEILIJK MET HET VERTROUWEN VAN DE MENSEN DIE ZE HEBBEN AANGEWORVEN. ZE ZIJN BANG DAT MEDEWERKERS BUITEN HET KANTOOR MINDER TIJD ACHTER DE COMPUTER DOORBRENGEN OF DAT ZE MINDER EFFICIËNT ZIJN. DEZE ANGST BRENGT OP ZIJN BEURT WEER OVERMATIGE RAPPORTAGE EN CONTROLE OVER MEDEWERKERS MET ZICH MEE, HET ZOGENAAMDE MICROMANAGEMENT.

Wat betekent het?

MK: Micromanagement het controleren van je werknemer bij elke stap die hij of zij zet. Ik heb gehoord dat er al applicaties bestaan die de gegevens van de computer van een werknemer kunnen opslaan om te weten te komen hoeveel tijd ze aan wat hebben besteed. Ik kan me niet voorstellen dat ik mijn team op deze manier zou controleren! Voor mij zou het gewoon tijdverlies zijn dat ik liever zou besteden aan business development. En voor medewerkers betekent het meer ongewenste druk. Vertrouwen in uw medewerkers is een competentie van de toekomst geworden. Iemand die zijn medewerkers controleert is geen leider, daar zijn managers voor. Een leider moet breder kijken en het bedrijf ontwikkelen. Mensen in het oog houden is geen business development en om een of andere reden verwarren mensen die twee.

KW: De pandemie heeft aangetoond dat we snel een instrument kunnen leren, maar het zal een uitdaging zijn om de manier van denken en de strategieplanning voor bedrijven te veranderen. Het zal nu moeilijk zijn om vijfjarige ontwikkelingsplannen op te stellen, zoals voorheen het geval was. Een andere belangrijke competentie van de toekomst wint hier aan belang: veerkracht, dat wil zeggen het vermogen om zich aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Maar wij, de Poolse bevolking, hebben het hier niet moeilijk mee want het zit in ons bloed.

IK VRAAG ME AF WAAROM JE HET ZO MAKKELIJK VINDT OM JE MEDEWERKERS TE VERTROUWEN. IS HET OMDAT TELEWERKEN VOOR JOU NIETS NIEUWS IS?

MK: Mijn team heeft altijd getelewerkt en ik heb nog nooit iemand misbruik weten maken van deze situatie. Ik zie wel hoe deze mensen hun creativiteit ontwikkelen als ze ruimte hebben. Co-workingruimtes, zoals Brain Embassy, zijn de toekomst van grootschalig telewerken met volledig ergonomische oplossingen en comfortabele omstandigheden die de effectiviteit op het werk aanzienlijk verhogen.

KW: Ik herinner me artikelen over telewerkende programmeurs van jaren geleden. Vroeger merkten we het op, maar niemand stond te springen om hun medewerkers naar huis te laten gaan.

HET IS ALLEMAAL VERANDERD NA DE CRISIS VAN 2008, TOEN RUIMTES MET HUURBARE BUREAUS, CO-WORKINGRUIMTES, ALS PADDESTOELEN UIT DE GROND SCHOTEN TOEN MENSEN HUN BEDRIJF OF START-UP OPRICHTTEN EN NIET VAN THUIS UIT WILDEN WERKEN. PLOTSELING BLEEK DAT TELEWERKEN NIEUWE WERKGELEGENHEIDSMOGELIJKHEDEN BIEDT, OMDAT HET MOGELIJK IS HET WERK VAN MENSEN DIE IN VERSCHILLENDE TIJDZONES WONEN, MET ELKAAR TE VERZOENEN. VANDAAG DE DAG IS HET EEN NORM.

Zal het nu ook zo zijn?

MK: We verwachten dat veel bedrijven hun werknemers naar ons zullen verplaatsen. Door de social distancing-maatregelen moeten veel kantoren verbouwd worden, dus is de kans groot dat bedrijven gebruik zullen willen maken van meer flexibele oplossingen, waarbij ze hun werknemers een co-workingpakket aanbieden, net zoals ze hun ziekteverzekering of sportkaarten.

KW: We mogen niet vergeten dat niet iedereen graag telewerkt. Niet iedereen is in staat om ruimte te vinden voor werk, veel mensen hebben kleine kinderen. Een werkgever kan niet verwachten dat een werknemer thuis werkt, omdat hij niet weet in welke omstandigheden de werknemer thuis werkt. We zien het zeker als een kans voor gedeelde kantoorruimtes.

DAARENBOVEN IS DE EFFECTIVITEIT IS EEN UITDAGING

KW: De effectiviteit hangt af van vele factoren: de competenties van de medewerkers, maar vooral ons geestelijk en lichamelijk welzijn. De ene medewerker heeft misschien twee en de andere vier uur nodig om een presentatie voor te bereiden. De andere medewerker kan naar het kantoor komen, maar heeft een slechte dag en zal dan meer uren besteden aan deze presentatie. Hij of zij zal minder effectief zijn op deze specifieke dag, maar op een andere dag meer doen dan verwacht.

MK: Dat brengt ons terug naar de flexibiliteit. Het is waar dat er medewerkers zijn, vooral degenen met jobs die creativiteit vergen, die graag wat later doorwerken tot ‘s avonds wanneer de beste ideeën in hen opkomen. Daarom ben ik geen fan van stijve nine-to-five-werkdagen. Het belangrijkste is om verstandig om te gaan met je energie in plaats van met tijd.

EN HOE ZIET DE TOEKOMST ERUIT?

KW: Het is mogelijk dat een werknemer niet meer zoveel uren aan woon-werkverkeer wil besteden en dat dergelijke ruimtes zich niet in business centres ontwikkelen, maar in de buitenwijken van de stad.

HET IS MOGELIJK DAT MEDEWERKERS AL SNEL 'S OCHTENDS WAKKER ZULLEN WORDEN, HUN APP MET EEN LIJST VAN AL HUN CO-WORKINGRUIMTES CONTROLEREN, DEGENE KIEZEN MET DE SCHOONSTE LUCHT EN INTERESSANTSTE ACTIVITEITEN OP DIE DAG, ZOALS OCHTENDYOGA OF LUNCH MET COLLEGA'S. WANT INNOVATIES ONTSTAAN ECHT NIET AAN EEN BUREAU.

Monika Kaczmarczyk - Directeur van Brain Embassy.

Kasia Wojnar - Conceptontwerper, initiëren en co-creëren van projecten met betrekking tot het ontwerp, de community, de programmering en de communicatie van The Brain Embassy.